Instrucciones para participantes

Como en toda primera vez, hay bastante que aprender en este primer congreso de ALAP 100% virtual. Y esto vale para todos, desde los organizadores hasta los participantes. Respecto de los participantes, por favor consideren las siguientes sugerencias para facilitar la experiencia y aprovechar al máximo las potencialidades de la plataforma virtual en la que se realizará el IX Congreso.

PASO 1 – Entrar a la plataforma del congreso a través de este enlace ingresando su usuario y contraseña

A partir de ahí debe ver la pantalla del “hall” del evento, que luce como abajo, y es parte del menu Evento Online:

Aqui puedes navegar por las actividades, acceder a la sala de posters y elegir entre los idiomas (arriba a la derecha)
PASO 2 – Antes de entrar a una actividad, conozca las opciones del menu de la izquierda. Mostramos aquí algunas de las más importantes:

Dashboard: muestra un resumen de tus datos y lo que está “sucediendo hoy”:

Agenda de Participación: muestra un resumen de todas las actividades de la programación donde participarás. Incluso puedes imprimirla.

Chat: aqui puedes hablar con todos/as quienes aparezcan en línea. Se puede enviar abajo un mensaje público o, selecionando el participante, entrar en un chat privado.

PASO 3 – Seleccionar en el lateral izquierdo la opción “Evento Online”, para volver al “hall” de entrada y acceder a las actividades (además de los certificados, a habilitarse hacia el final del congreso) y la sala de posters
PASO 4 – Para encontrar la lista de actividades y acceder a las salas de Zoom, la vista que aparecerá tras haber seleccionado el botón de “Actividades” es la siguiente (también accesible por el dashboad):

Una manera de encontrar su actividad es selecionar el campo de “Filtro” y elegir una de las categorias que aparece en esta opción: “sucediendo ahora” o “sucediendo hoy”, “mis actividades”, “favoritos” (que puedes marcar como favoritas previamente en esta pantalla), elegir por día del evento, o tipear directamente el nombre de la actividad deseada.

Si no recuerda el nombre de su actividad, o quiere navegar entre todas las disponibles, recomendamos volver a visitar el programa científico aquí:

PASO 5 – Una vez que haya encontrado el espacio virtual que corresponde a su actividad hay que dar click en “Ingresar a la sala” en el botón verde

El botón verde estará habilitado con “Ingresar a la sala” si la sesión ya está en su hora marcada.

Inmediatamente, al ingresar, verá esta pantalla y deba dar click sobre la puerta, en donde dice ENTRAR

Si consigue ingresar, haga click en la pantalla de auditorio que se desplegará ante Ud. Así se abrirá la conocida pantalla del Zoom, donde entrarás como asistente (attendee). El anfitrión podrá constituirte en un usuario de modo panelista para que se habilite tu cámara y micrófono para intervenir como ponente. Si tu participación es como parte del público, podrás además enviar chats y preguntas en Q&A.

Si no consigues ingresar a la sala, puede que tengas un problema técnico. Intenta primero un CRTL+F5 para actualizar su pantalla. Si a pesar de eso persisten problemas al entrar a su sesión u otros problemas técnicos, por favor, entra a soporte (lado izquierdo) y envía una captura de pantalla que muestre el problema. El técnico de la plataforma te ayudará.


Notas importantes

Todas las actividades del Congreso se realizarán en la plataforma virtual cuyas características y funcionalidades ya fueron detallados más arriba.

La única excepción son unas pocas actividades para las cuales la organización ha enviado un link de Zoom para acceder fuera de la plataforma, pues es necesario que accedan también no inscriptos al congreso (como en el caso de la Asamblea de socios, cuyo link estará en el título de la actividad)

Es importante agregar que es posible estar en una actividad y navegar la información de la página, incluso ingresando al DashBoard. Esto puede facilitar las transiciones de una actividad a otra, que tendrán tiempo acotados y estrictos. Luego se puede volver al hall a través de la tecla Evento Online del menú a su izquierda.

Finalmente, recomendamos aprovechar lunes y martes para participar en los pre-eventos y familiarizarse con la plataforma. Además, será un buen momento para visitar el salón de posters, con 79 trabajos disponibles.

Además de revisarlos y hacer consultas a los autores, tendrá tiempo hasta el jueves inclusive para votar a los mejores: se pueden destacar con el voto tantos como se deseen, pero se considerarán los tres primeros posters votados por cada participante. Con esa información se confeccionará una lista de los 10 posters más populares, de la que emergerán los 3 mejores, tras decisión de una comisión integrada por Georgina Binstock, Daniela González y Tania Vasquez.


Instrucciones para organizadores y moderadores

  1. Los organizadores que oficiarán de anfitriones de las salas de Zoom, así como los designados como anfitriones alternativos deberán estar en la sala de Zoom 10 minutos antes del comienzo de la actividad para que les sean asignados esos roles
  2. La persona designada como host ante el Comité organizador (habitualmente el organizador de la actividad) podrá pasar a todos los participantes del estatus de “atendees” al de “panelists” al comenzar la actividad. Solo así cada participante tendrá las funcionalidades de video, voz y compartir pantalla habilitadas.
  3. Se sugiere que las ponencias o exposiciones sean presentadas en el mismo orden en que aparecen en el programa.
  4. Durante la actividad, recomendamos tener todos los micrófonos silenciados, salvo el del orador y el moderador. Recomendamos además tener las cámaras encendidas, salvo que se detecten problemas de conectividad.
  5. Los oradores compartirán pantalla para mostrar sus presentaciones de diapositivas, aunque el organizador tendrá las copias alternativas de dichas presentaciones, para compartirlas en caso de problemas.
  6. En el caso de las SR y MR, las intervenciones de los ponentes debieran ser de una duración de entre 12 y 15 minutos.
  7. Si hay tiempo suficiente para intervenciones del público, es importante contemplar la posibilidad de recoger las preguntas por escrito, utilizando las herramientas de Zoom.
  8. Cada actividad culminará indefectiblemente a la hora prevista, dada la necesidad de usar la sala de Zoom para otras actividades. Por tanto, es necesario dar un cierre puntual y terminar la sesión cuando se llegue a la hora de finalización, dado que unos breves minutos después será cerrada por el sistema para hacerla disponible para la actividad inmediatamente posterior.
  9. En el eventual caso de un accidente que implique desconexión definitiva de la actividad el Comité organizador del congreso evaluará la situación e informará el procedimiento a seguir para poder realizarla en una fecha posterior.